Перед подписью договора надо понять, что клиент будет считать законченным заказом и когда в итоге пройдет оплата. Потому что может произойти такое, что работу вы уже закончили, но оплату вам не отправляют. Как понять детали и издержки, разобралась корреспондентка Bizmedia.kz.
Допустим, вы захотели оформить каталог для магазина. Макеты у вас есть, клиент просит также адаптировать их для соцсетей и говорит, что мол точно оплатит после этого. Отдельно этот пункт в цену вы не включали, а он со своей стороны счел, что это часть заказа по той же цене. Поэтому до начала работы вам нужно сначала собрать в договоре все, что вы обсудили, и прочитать приложение к нему.
Сначала надо будет узнать, с кем вы подписываете договор. Проверку статуса ИП и ликвидации компании мы уже разбирали ранее в наших материалах. Если деньги получите с отсрочкой, будет нужна и проверка долгов. Как найти налоговую задолженность, мы также рассказали отдельно, а исполнительные производства можно проверить в реестре должников.
1. Кто у вас заказчик и кто за него подписывает
По телефону вы можете общаться с одним магазином, а в договоре будет ТОО с совершенно другим названием. Пример такой мы приводили и в предыдущих материалах, а все потому, что такие ситуации — не редкость, поэтому надо быть внимательнее, когда вопрос касается денег. Так что в таком случае узнайте у клиента, какая компания заказывает работу и кто перечислит оплату. Дальше сравните ее название и БИН во всем договоре, включая приложения и реквизиты.
За компанию может подписать директор, у него можно попросить документ о назначении. Если договор подписывает сотрудник, которому выдали доверенность, нужно будет ее прочитать, чтобы понять, что именно ему поручили, может ли он получать документы или еще и заключать договоры. Про цифровую доверенность у нас также есть отдельный материал.
Подписывают договор и в бумажном виде, и электронно. С ЭЦП надо открыть данные о подписи, после подписания оставьте у себя оригинал, где есть обе подписи.
2. Что входит в обещанную работу
Вспомните разговор о заказе и сравните его с текстом. Все ли на что вы соглашались указано там, а если работа относится к рекламе, то надо понять, кто делает макеты, кто их размещает и кто за размещение платит. Количество макетов, их формат и обязанности тоже нужно перечислить.
Для подробностей можно сделать приложение. С работой это — техзадание, с товаром — спецификация, в которой записаны количество и характеристики. В договоре нужна ссылка на приложение. И перед подписью его тоже надо будет проверять на случай, если у клиента и у вас могли остаться разные файлы.
Скажем, варианты для соцсетей вы пока только обсуждали, а клиент уже внес их в задание, до подписи можно согласовать доплату или убрать доп.задачу, чтобы не получилось ситуации, где вы в ущерб себе выполняете задачу, за оплату которой вы не договаривались.
По закону предмет договора относится к обязательным условиям, то есть должно быть понятно, какую работу, услугу или товар вы обещали. Остальные условия уже зависят от вида договора. Для дизайна отдельно обсудите правки. Сколько вариантов клиент получит за эту сумму, что вы готовы потом изменить.
3. Когда и сколько заплатят
С оплатой удобнее пройти весь заказ от начала до конца. Допустим, всего договорились на 500 000 теңге. Вы хотите 200 000 до начала работы, как условную предоплату, и оставшиеся 300 000 после сдачи. Если заказчик согласится, тогда суммы и сроки запишите в договор. По подряду право требовать аванс и его размер должны быть уточнены законом или договором.
Со второй частью может быть вопрос: что значит «после выполнения работ»? В день сдачи клиент переводит деньги или через несколько дней? Если срок идет от подписания акта, надо еще понять, когда сам акт подпишут, это обсудим ниже.
Теперь по составу цены — вы можете закладывать в нее только свою работу, а материалы и доставку считать отдельно. Для клиента тогда итог будет другим, поэтому эти расходы тоже обсудите до подписи. И отдельно разобраться с НДС, если он относится к сделке, определитесь сразу, он уже внутри цены или его добавят. О том, как он связан с налоговым режимом — у нас также есть отдельный материал.
В общем, в конце еще раз сравните реквизиты со своими, особенно если их заполнял клиент. Если случайно ошибиться при переводе, то придется заниматься еще и возвратом перевода.
4. Как будете сдавать
В подряде должны быть указаны начало и окончание работы. Большой заказ можно поделить на этапы, но если для начала нужны тексты или помещение от клиента, особенно если он задерживается — обсудите его сроки и то, как его задержка повлияет на ваши. С самой приемкой надо понять, кому отправлять результат, сколько его будут проверять и как сообщат о замечаниях. В Гражданском кодексе для подряда указано, что:
«Заказчик обязан в сроки и в порядке, предусмотренные договором подряда, с участием подрядчика осмотреть и принять результат выполненной работы, а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих работу, или иных недостатков в работе немедленно заявить подрядчику об этом.
Заказчик, обнаруживший недостатки в работе при ее приемке, вправе ссылаться на них только в случае, если в акте либо в ином документе, удостоверяющем приемку, были оговорены эти недостатки либо возможность последующего предъявления требования об их устранении», — говорится в Гражданском кодексе.
Теперь по поводу подписи клиента в акте, если от нее зависит оплата, вам надо понимать, когда закончится проверка работы. Лучше сразу договориться о сроке и о том, как заказчик письменно сообщит замечания. А условие на случай, если он вообще не ответит, вам лучше составить с юристом, учитывая ваш заказ.
Если работаете с электронными актами в ИС ЭСФ, заранее согласуйте с бухгалтерией клиента, кто их отправляет и подписывает. Способ который выберете лучше указывайте в договоре. Для счета-фактуры есть свой срок, обычно его выписывают не раньше даты оборота и не позже 15 календарных дней после нее. По отдельным операциям сроки отличаются, тут бухгалтеру надо будет определить дату оборота именно по вашему заказу.
5. Что будет с задержкой
Дальше посмотрите ответственность, потому что вполне может оказаться, что за ваше опоздание штраф есть, а про задержку денег клиентом вообще ничего не указано.
Когда пеня указана в процентах, попробуйте посчитать ее на примере платежа. Условно, клиент не оплатил часть суммы, а пеня считается со всей цены заказа. Или, наоборот, только с остатка. Как именно записано у вас, с какого дня идет начисление и есть ли максимальная сумма. Можно прямо вместе с клиентом разобрать на одном платеже и поправить детали, если вы поняли его по-своему.
Если клиент говорит, что при задержке доплатит, попросите записать это в договор: соглашение о неустойке должно быть письменным. В суде, к слову, сумму могут уменьшить по требованию должника, если неустойка сильно больше по сравнению с убытками кредитора. Еще учитывают, насколько выполнено обязательство, и интересы обеих сторон.
6. Когда есть какие-то изменения
Например, на середине заказа клиент решил добавить работу, а вы согласны, но только за доплату и с новым сроком. Это надо согласовать до того, как возьметесь за выполнение, потом еще и записать. По правилу изменения оформляют так же, как договор, к письменному делают письменное соглашение.
Бывает и наоборот, если клиент больше не хочет продолжать, а вы уже что-то купили для заказа или успели сделать его часть. Именно поэтому еще перед подписью стоит обсудить, как вы рассчитаетесь при отмене. За сколько предупреждаете друг друга, что будет с авансом, кто оплатит сделанное.
Для платных услуг в кодексе есть правило:
«Заказчик вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов.
Исполнитель вправе отказаться от исполнения обязательств по договору возмездного оказания услуг лишь при условии полного возмещения заказчику убытков, причиненных расторжением договора, кроме случая, когда это произошло по вине заказчика», — говорится в Гражданском кодексе.
Посмотрите и на срок договора. Например, вы собирались выполнить разовую работу, а шаблон учитывает автоматическое продление. Обсудите, нужно ли оно вам, если решите оставить этот пункт, запишите дату, до которой можно отказаться от продления.
Еще прочитайте пункт о форс-мажоре, в Гражданском кодексе это относится к чрезвычайным и непредотвратимым обстоятельствам. Например, если просто нет нужного товара на рынке — это к ним не относится.
7. Если с клиентом не получается договориться
В разделе о спорах может быть написано, что сначала надо отправить претензию. Тогда нужны адрес и срок, за который клиент должен ответить. Если претензию обязательна по закону или договору, суду надо будет подтвердить это.
Еще посмотрите, куда придется обращаться при споре, потому что в договоре может быть банально указан суд в другом городе. Вы оба можете решить, где пройдет разбирательство в случае чего, но в некоторых случаях место уже определяет закон.
С иностранным клиентом отдельно обсудите применимое право и место разбирательства. Заранее узнайте, где и как будете требовать оплату, если она не придет.
Возможные вопросы и ответы на них
- «Переписка в WhatsApp или по почте подойдет?»
Может подойти как письменная форма, если по ней можно понять, кто обе стороны и о чем вы договорились. На всякий случай оставьте всю переписку у себя (с приложениями и ответами), чтобы при споре было понятно, что именно вы оба согласовали.
- «Клиент подписал, а я пока нет. Можно работать?»
Лучше закончить подписание и получить свой экземпляр. Если уже начали, оценивать нужно документ, переписку и все остальное.
Перед отправкой клиенту перечитайте файл вместе с приложениями. Все, что согласовали о работе, сдаче и оплате, должно быть в этой версии. Ее после подписания сохраните отдельно, электронный оригинал также вместе с подписями. Для большого заказа, штрафов или сложной приемки лучше выделить время на юриста.
