У нового поставщика заранее проверяйте то что связано с регистрацией, долгами и налоговым режимом. Лучше делать все это до аванса, и если что-то найдете, сначала можете поинтересоваться у самой компании о причинах. Как это узнать, разобралась корреспондентка Bizmedia.kz.
Допустим, поставщик прислал вам счет, сумма весомая, работаете с ним первый раз, но по переписке все вполне приемлемо. Отвечают, обещают доставку, возможно, готовы и уступить в цене. Вот в этот момент лучше сбавить обороты, чтобы проверить компанию.
Кто выставил счет
Откройте счет или договор и возьмите оттуда БИН, если поставщик ИП, то нужен будет его ИИН. Номер нужен будет несколько раз. Учитывайте и то, что название магазина и ТОО могут отличаться, спросите менеджера, кто именно продает товар, и сравните с получателем в счете. Дальше смотрите это ТОО, если опираться только на страницу магазина в соцсетях, можно вообще проверить не ту компанию.
Предложение и переписку тоже оставьте у себя. Они будут нужны, когда будете читать договор и сравнивать его с тем, что обещал менеджер.
Зарегистрирован ли продавец
Регистрацию смотрят через поиск налогоплательщика КГД. Выберите категорию, введите реквизиты продавца, в ответе сверьте БИН с договором: если искать по названию, можно найти другое ТОО. У ИП отдельно посмотрите, не сняли ли его с учета, и что у него с отчетностью (он мог оформить перерыв в сдаче отчетов). Где это видно, мы уже объясняли в статье про статус ИП.
По ТОО еще надо узнать, не идет ли закрытие. Если да, спрашивать про заказ надо будет в итоге у тех, кто теперь ведет дела компании. Какие нужны документы, где смотреть и куда писать, когда вам уже должны деньги, мы также детально рассказывали в статье про ликвидацию партнера.
С новым авансом лучше дождаться документов, в прошлом материале мы также указывали, что если договор уже подписали, лучше покажите его юристу. Вам нужно будет узнать, есть ли по нему обязанности у вас, в том числе по дальнейшей оплате (зависит от того, что вы согласовали при подписании).
Информация о поставщике
Дальше можете открыть сведения по контрагентам, там в строку ИИН/БИН впишите номер продавца, нажмите «Искать». В КГД писали, что там есть налоговый режим, учет по НДС, уплаченные налоги, количество работников и коэффициент налоговой нагрузки, еще руководитель с учредителями. Также ограничения по ЭСФ и данные о том, есть ли компания в числе неблагонадежных.
Если запрос на сайте не пройдет, это может быть связано с сайтом, в таком случае можете пока проверять дальше по списку, который мы разберем ниже.
Касаемо списков
Далее откройте поиск неблагонадежных. Можно вписать ИИН/БИН, название или ИИН руководителя. Там и «Список неблагонадежных налогоплательщиков», в нем выберите, что именно хотите посмотреть. В списке есть банкроты, бездействующие, те, у кого недействительная регистрация. Еще компании, которых не нашли по юр.адресу, должники и те, кому приостановили выписку электронных счетов-фактур. Проверьте, в какой категории ваш продавец.
Если нашли запись, можно отправить ее продавцу, напишите, что проверяли БИН и увидели запись, хотите узнать, откуда она и почему. Допустим, вам скажут, что уже все решили. Тогда попросите подтверждение, посмотрите его дату и сравните со своим поиском. Ответ тоже оставьте в переписке, чтобы потом было понятно, что именно компания объяснила по этому случаю.
Отдельный поиск сделок касается случаев, когда товар фактически не отгрузили, работу не выполнили либо услугу не оказали. Для поиска указывают БИН и название компании. У найденной записи нужно посмотреть акт и операцию, к которой она относится.
А если товар фактически не поставили или работу не сделали, расходы по этой операции на вычеты не берут. Также с НДС: когда сделку признали недействительной и решение суда уже вступило в силу, до этого взятый по ней зачет надо убирать. То что найдете покажите бухгалтеру вместе с договором и документами на покупку.
Во сколько выйдет покупка
Если у вас общий режим, надо также узнать и режим продавца. Допустим, он на упрощенной декларации, тогда расходы на эту покупку нельзя взять на вычеты. То есть сумму за товар отдадите, но уменьшить на нее доход, с которого считаете налог, не сможете. Так что перед выбором лучше все просчитайте с бухгалтером — у одного продавца дешевле, но сколько получится для вас с учетом налогов, это еще надо сравнить. Как разобраться со своим режимом, мы также рассказывали подробнее в отдельной статье.
Тут по Кодексу важна дата, когда получили товар, работу или услугу, до аванса режим можно посмотреть для расчета, пока выбираете цену. А к получению заказа надо будет зайти и проверить снова. Если в счете есть НДС, который вы собираетесь взять в зачет, зайдите в проверку НДС. Впишите БИН продавца — он должен быть плательщиком на день, когда выписывает счет-фактуру. Но еще важно, для чего берете товар, так что бухгалтеру надо показать и сам счет. Пусть посмотрит до того, как отправите деньги.
С 2026 года порог обязательной регистрации по НДС — 10 000 МРП, в теңге это 43 250 000. Оборот для него считается по правилам Кодекса (это относится к общему режиму, а на спецрежимах на учет по НДС не встают). Дальше вопрос к продавцу о документах: сможет ли он выписать ЭСФ, то есть электронный счет-фактуру.
Вопрос по задолженностям
Налоговую задолженность смотрят на сайте КГД по ИИН или БИН. А долги, которые уже взыскивают судисполнители, есть в реестре должников. Для ТОО выберите «Юридические лица», впишите БИН и нажмите «Найти». Если нашли сумму, покажите ее компании, узнайте причину. Возможно, они уже рассчитались, тогда будет нужен платежный документ. Сверьте даты: когда оплатили и когда вы делали поиск.
Если налоговых долгов нет, ответ тоже сохраните. Готовность товара лучше проверяйте отдельно (на сайтах ее не видно). Где он сейчас, когда привезут и кто доставит спросите у самого продавца.
Кто подписывает договор
В описании КГД есть данные о руководителе и учредителях. Также свежие данные о юрлице можно запросить через eGov черезу услугу «Справки/сведения по юридическим лицам», получить ее можно бесплатно за 15 минут. Войдите, выберите справку и впишите БИН. Если есть разница, отправьте вопрос о тех данных, которые не совпали.
Что касается подписи, учредитель может быть одним человеком, директор другим, а с вами общается представитель. Поэтому отдельно узнайте, кто будет подписывать договор. Если руководитель, то нужно подтверждение его назначения. У представителя попросите доверенность и посмотрите, что ему разрешили делать, может ли он подписать именно ваши документы.
До подписания при большой сумме лучше отдать юристу договор и то, что вам прислал поставщик, чтобы он посмотрел все вместе.
Если в работе нужна будет лицензия
Когда для работы требуется лицензия или разрешение, можно посмотреть elicense.kz, там нужен «Поиск РД». В быстром поиске есть ИИН/БИН, либо укажите номер документа или дату выдачи.
У поставщика надо взять лицензию и приложения к ней, потом посмотреть, кому выдали и что разрешили делать. Если прислали документ другого ТОО, спросите, кто в итоге выполнит ваш заказ и как это оформят. Когда прислали только фото, его тоже можно сверить через официальный поиск. Если отличаются номер или название, лучше отправить вопрос компании. Насчет того, нужна ли лицензия для вашей услуги, можно уточнить у профильного госоргана или юриста, если сами пока не разобрались.
Предыдущие заказы
О прежней работе можно еще посмотреть в реестре недобросовестных участников на Единой платформе закупок. Если запись есть, узнайте, почему внесли компанию и к какой системе она относится. На платформе несколько реестров, выберите нужную вам.
Для госзакупок причины есть в законе. Например, компания дала недостоверную информацию, или выиграла закупку, но уклонилась от заключения договора. Еще в список включают, когда договор не выполнили либо выполнили с нарушениями.
Для частной покупки это дополнительная проверка прежней работы. Найденную запись можно отправить продавцу и попросить объяснение с документами, что случилось по тому заказу.
Перед переводом денег
Теперь перед переводом снова посмотрите реквизиты. Допустим, в последний момент вам прислали счет от другого ТОО, тут сначала нужны объяснение и документы для этого платежа, пусть отправят письменно, после этого уже решайте с оплатой.
Сам заказ тоже перечитайте: количество, комплектация, доставка, установка, сроки. Например, монтаж обещали в подарок, но в договоре этого нет. Лучше разобраться сразу, пока после оплаты не пришлось заново обсуждать цену. Если правки уже были, смотрите последнюю версию договора. На первый заказ можно обсудить оплату частями, чтобы было понятно, что продавец сделает перед каждым переводом. Сколько нужно сначала, когда будет следующий платеж и как вам покажут результат, запишите в договоре.
Если товар уже готов, попросите показать его до полного расчета. Если только будут делать, договоритесь, как узнавать о ходе работы. Тогда к следующему платежу сможете понять, что уже сделали по заказу.
Если поставщик уже все прислал
Если к счету приложили скриншоты из реестров, все равно лучше зайдите сами. Пока обсуждали заказ, что-то могло измениться. Если менеджер будет торопить вас «из-за скидки», попросите сохранить цену, пока вы все проверяете. Можно объяснить, что значительные суммы переводите только после того, проверите все документы.
Если компанию нашли в списке уже после оплаты, соберите договор, счет, платежный документ и переписку, потом уже просите, чтобы они вам дали объяснения. По налогам надо будет разбираться с бухгалтером, по заказу и возможному возврату с юристом, с учетом причины и вашего договора.
Возможные вопросы и ответы на них
- «Поставщик на упрощенке, у такого можно покупать?»
Конечно да, но если вы работаете на общем режиме, расходы на такую покупку нельзя взять на вычеты. До оплаты обсудите с бухгалтером, во сколько заказ обойдется вам с учетом налогов.
- «Лицензия есть, но выдана другому ТОО, как быть?»
Нужно узнавать, какая компания будет выполнять работу и как ее участие оформлено в договоре. Сравните название и БИН в лицензии, посмотрите приложения к ней. По ним должно быть понятно, какие работы разрешены.
- «В счете поменяли получателя средств, стоит переживать?»
До перевода попросите письменно объяснить, почему платить теперь вам надо другой компании, и прислать документы для платежа. Сравните новый счет с договором. Если объяснение непонятно, покажите документы бухгалтеру или юристу.
- «Если по всем проверкам все ок, можно платить весь аванс и не переживать?»
Реестры показывают данные именно о компании, а готов ли ваш товар и сможет ли продавец выполнить заказ в срок, нужно узнать отдельно. Для первой покупки можете обсудить оплату частями и записать в договоре, что поставщик сделает перед каждым следующим платежом, чтобы у вас не было беспокойства.
В общем, результаты проверок лучше держать рядом с документами на заказ. Перед следующей оплатой можно будет снова проверить все и сравнить результаты по актуальным дням.
